5 tips να διαχειριστείς άνετα τον πρωινό φόρτο εργασίας
Αν άνοιξες τον υπολογιστή σου το πρωί και τρόμαξες από τα επαγγελματικά mail …και σε έχει πιάσει το άγχος… Μην αγχώνεσαι δεν αξίζει!
ΔΙΑΒΑΣΕ ΑΚΟΜΑ: Αυτές είναι οι δεξιότητες που πρέπει να έχεις αν θες δουλειά στη παραγωγή!
Αυτή η φάση είναι σίγουρο ότι σου προκαλεί άγχος, αλλά μπορείς να το ξεπεράσεις σχετικά εύκολα ακολουθώντας μερικά tips:
-
Αποδέξου ότι δεν μπορείς να τα κάνεις όλα
Ίσως είσαι κι εσύ από εκείνους που έχουν την τάση να πιστεύουν ότι έχουν τη δυνατότητα να κάνουν πολύ περισσότερα από όσα μπορούν στην πραγματικότητα, με αποτέλεσμα να αναλαμβάνουν όλες και περισσότερες αρμοδιότητες, ολοένα και περισσότερα πρότζεκτ.
Σίγουρα σου έχουν παρουσιαστεί ευκαιρίες να αναλάβεις περισσότερη δουλειά από αυτή που προβλέπεται και απαιτείται για τη θέση σου ή το βασικό σου ρόλο. Επίσης είναι λογικό το φόρτο εργασίας να μην είναι απόλυτα ίδιος σε μόνιμη βάση.
Ενίοτε τα πράγματα είναι ήρεμα και όλα κυλούν ομαλά κι άλλοτε προκύπτουν διάφορα έκτακτα θέματα που πρέπει να επιλυθούν, κι αυτό κοστίζει χρόνο και κόπο. Κάποιες φορές πάλι, υποκύπτεις στην πρόκληση να κάνεις κάτι επιπλέον ή καλύτερο από το σύνηθες.
Κι όμως πρέπει να είσαι ρεαλιστής. Πρέπει να έχεις το θάρρος και να είσαι έτοιμος να παραδεχτείς ότι η κατάσταση έχει ξεφύγει. Αναγνώρισε το γεγονός ότι δεν μπορείς να τα κάνεις όλα και αναζήτησε καλύτερες και πιο πρακτικές λύσεις.
Ακόμα κι όταν έχεις να αντιμετωπίσεις μια κατάσταση στην οποία τα πράγματα δεν πηγαίνουν όπως τα σχεδίασες και τα προγραμμάτισες αρχικά, πρέπει να είσαι σε θέση να παραδεχτείς με ειλικρίνεια στον εαυτό σου και στους συνεργάτες ή τους ανωτέρους σου ότι δεν πάει άλλο κι ότι οι συνθήκες για σένα είναι δυσμενείς, τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε προσωπικό επίπεδο.
Όσο εξασκείς την ικανότητα σου να αντιλαμβάνεσαι εγκαίρως τι είναι εφικτό και τι όχι και είσαι ειλικρινής με τις αντοχές και τις δυνατότητές σου, τόσο πιο γρήγορα θα ανταπεξέρχεσαι στο φόρτο εργασίας που αναλαμβάνεις.7 συμβουλές για να αντεπεξέλθεις στον αυξημένο φόρτο εργασίας
-
Αφιέρωσε χρόνο στον προγραμματισμό
Όταν επενδύσεις τον απαραίτητο χρόνο για να κάνεις έναν αποτελεσματικό σχεδιασμό των καθηκόντων σου και να προγραμματίσεις τον τρόπο και τα βήματα της δουλειάς σου, εξοικονομείς τελικά πολλαπλάσιο χρόνο.
Ξεκινώντας κατευθείαν να δουλεύεις βιαστικά και παρορμητικά, ξοδεύεις αρκετό χρόνο στην πορεία προσπαθώντας να προχωρήσεις τη δουλειά σου σπασμωδικά και χωρίς οργάνωση και συντονισμό.
Έχοντας εκ των προτέρων πλήρη εικόνα των καθηκόντων σου, το ακριβές αντικείμενο του πρότζεκτ και των επιθυμητών αποτελεσμάτων, γλιτώνεις πολύ χρόνο από άσκοπες κινήσεις και περιττή δουλειά. Ο αρχικός προγραμματισμός σε βοηθά επίσης να ξεκαθαρίσεις τις προτεραιότητες και να τηρήσεις τα χρονοδιαγράμματα και τελικά να εξασφαλίσεις τον απαιτούμενο χρόνο για να δουλέψεις συγκεντρωμένα και αφοσιωμένος στους στόχους σου.
-
Επικεντρώσου σε ό,τι έχει προτεραιότητα
Είναι αδύνατο να έχουν όλα τα πράγματα προτεραιότητα, αν και πολλές φορές μας δίνεται αυτή η εντύπωση.
Σε ό,τι κι αν κάνεις, θα υπάρχει πάντα κάτι που επείγει πραγματικά, κάτι που είναι πιο σημαντικό ή κάτι που έχει μεγαλύτερη αξία από τις υπόλοιπες εργασίες σου.
Ένας τρόπος για να αυξήσεις την παραγωγικότητά σου και να εστιάσεις σε εκείνα που έχουν τη μεγαλύτερη προτεραιότητα είναι να χωρίσεις τα καθήκοντά σου σε τέσσερις κατηγορίες με βάση δύο κριτήρια: το πόσο σημαντική και το πόσο επείγουσα είναι μια δουλειά.
Έτσι θα μπορείς να ξεχωρίσεις εύκολα τα πιο σοβαρά, ώστε να ασχοληθείς κατά προτεραιότητα με αυτά.
-
Μην ασχολείσαι με πολλά πράγματα ταυτόχρονα
Το ότι είμαστε αποδοτικότεροι όταν κάνουμε διάφορες δουλειές ταυτόχρονα, το λεγόμενο Multitasking, είναι δυστυχώς μύθος! Ο εγκέφαλος δεν μπορεί να επεξεργαστεί αποτελεσματικά περισσότερα από ένα πράγματα, όταν αυτά απαιτούν προσοχή και συγκέντρωση.
Γι’ αυτό είναι απαραίτητο να καταστρώσεις τη λίστα με τις δουλειές που έχουν προτεραιότητα, όπως αναφέραμε παραπάνω, ώστε να ξεκινήσεις να δουλεύεις σε αυτό που είναι το πιο επείγον ή το πιο σημαντικό και στη συνέχεια να προχωρήσεις μία-μία τις υπόλοιπες δουλειές της λίστας.
Όταν διαμοιράζεις τη συγκέντρωσή σου σε διαφορετικές περιοχές εργασίας, δε γίνεται να κρατήσεις ένα υψηλό επίπεδο απόδοσης. Δε θα είσαι 100% παρών σε όλα τα καθήκοντά σου.
Αν κατανείμεις κατάλληλα το χρόνο σου και θέσεις αυστηρά όρια για συγκεκριμένες δραστηριότητες και υποχρεώσεις, δε θα νιώθεις τόσο καταβεβλημένος και εξαντλημένος με όλα αυτά που έχεις να κάνεις.
-
Προστάτευσε την αυτοπεποίθησή σου
Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να προστατεύσεις την αυτοπεποίθησή σου, ώστε να αποφύγεις να καταβάλεις τον εαυτό σου, να αγχωθείς πολύ ή και να χάσεις την πίστη σου στις ικανότητές σου.
Όταν αντλείς καθημερινά δύναμη από την πίστη στον εαυτό σου, είσαι σε θέση να αντιμετωπίσεις πιο αποτελεσματικά τα προβλήματα που προκύπτουν, να μαθαίνεις πιο γρήγορα καινούρια πράγματα, να ανταποκρίνεσαι σε ό,τι σου ζητηθεί, να προσαρμόζεσαι σε τυχόν αλλαγές και να επωφελείσαι από πιθανές ευκαιρίες.
Η αυτοπεποίθηση σου δίνει την ικανότητα να μετατρέπεις το φόβο σε συγκεντρωμένη και ήρεμη σκέψη, επικοινωνία και δράση. Είναι το κλειδί για να βρίσκεται πάντα το μυαλό σου στην ιδανική κατάσταση για να δημιουργεί και να παράγει αποτελέσματα.
Έχοντας πίστη στον εαυτό σου και στις ικανότητές σου, είσαι σε θέση να διακρίνεις και να σκεφτείς τρόπους για να εκμεταλλευτείς κάθε ευκαιρία που σου παρουσιάζεται ή να ξεπεράσεις τις προκλήσεις που αντιμετωπίζεις καθημερινά.
